木下貴雄

マイナンバー取扱規程(特定個人情報取扱規程)

  • マイナンバーの取扱規程は、作成しないといけないのでしょうか?
  • 社員数が100人超の企業は、ガイドラインにより、マイナンバー取扱規程を作成することが義務付けられています。社員数が100人以下の企業も、取扱規程は作成した方が良いと思います。

マイナンバーとは

回答を進める前に、マイナンバーに関連する用語の整理をしておきましょう。

「マイナンバー」とは、「個人番号」と同じ意味です。「個人番号」では堅苦しいので、親しみやすくするために言い換えたものです。

「番号法」とは、「マイナンバー」について定められた法律です。正式な名称は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」と言います。「マイナンバー法」と呼ばれることもあります。

「特定個人情報」とは、個人番号(マイナンバー)をその内容に含む「個人情報」のことを言います。

「個人情報」とは、氏名や生年月日、性別、住所、職業、メールアドレスなど、特定の個人を識別できる情報のことを言います。

「ガイドライン」とは、法律だけでは分かりにくい部分があるため、具体的にどのように行動すれば良いのかという指針を示したり、具体的な判断基準や解釈を示したりするものと位置付けられています。番号法に関しても、ガイドラインが公表されています。

マイナンバー取扱規程の作成

社員数が100人超の企業

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」により、社員数が100人超の企業については、特定個人情報等の具体的な取扱いを定めた取扱規程を作成することが義務付けられています。

したがって、社員数が100人超の企業は、マイナンバーの取扱規程を作成しないといけません。この場合は、取扱規程を作成した方が良いかどうかという議論の余地はありません。

なお、ガイドラインでは、「特定個人情報“等“」となっていますが、これは、特定個人情報と個人番号(マイナンバー)を合わせたものを指しています。

社員数が100人以下の企業

ガイドラインにより、社員数が100人以下の「中小規模事業者」については、取扱規程の作成は義務付けられていません。その代わり、「中小規模事業者」は、特定個人情報等の取扱いを明確化することが定められています。

それで、「特定個人情報等の取扱いを明確にして下さい」と言われても、漠然とし過ぎて、経営者は困ってしまうのではないでしょうか。

結局は、それぞれの段階で、例えば、特定個人情報等を取得するとき、利用するとき、保存するとき、廃棄するときに、どのようにして処理するかといった取決めをすることになると思います。そして、それを文書化してまとめて出来上がったものは、結果的に、「取扱規程」と同じようなものになるはずです。

そのときに、雛形など何もない状態で、場当たり的に部分的に取決めをしていると、漏れが生じる可能性が高くなります。それなら、最初から「取扱規程」として全体を見渡しながら作成した方が、規定の漏れを防げるように思います。規定の漏れは、そのまま特定個人情報等の漏えいに繋がりかねません。

番号法は、数年前に施行された個人情報保護法より罰則が強化されていて、最高で、4年以下の懲役、200万円以下の罰金が定められています。過失により、特定個人情報等をうっかり漏らしてしまった場合は、企業に罰則が科されることはないですが、損害賠償を請求される可能性はあります。

また、社会的な信用が失墜することは避けられませんので、企業の規模に関係なく、特定個人情報等の漏えいは大きなリスクになります。

以上により、社員数が100人以下の企業であっても、マイナンバーの取扱規程は作成した方が良いと思います。

マイナンバー取扱規程 or 特定個人情報取扱規程

マイナンバーの取扱規程を作成するとして、企業においては、マイナンバー(個人番号)を単体で取り扱うより、個人情報とセットで(つまり、「特定個人情報」として)取り扱うケースが多くなります。

また、言うまでもありませんが、マイナンバー(個人番号)と同じくらい、若しくは、それ以上に特定個人情報の取扱いが重要になります。

そのため、取扱規程では、特定個人情報に関する記載が多くなりますので、「マイナンバー取扱規程」とするより、「特定個人情報取扱規程」とした方が実情にマッチします。

なお、特定個人情報等の取扱いに際して、どれくらい厳しく管理するかは、企業の規模によって、また、それぞれの企業によって違ってきます。

例えば、大企業であれば、ICカードで入室を制限したりすることも考えられますが、中小零細企業では余り現実的ではありません。特定個人情報等を漏えいしないために、それぞれの企業で、できる範囲の管理をしていれば問題になることはありません。

そこで、キノシタ社会保険労務士事務所において、特定個人情報(マイナンバー)取扱規程のサンプル(雛形)を作成いたしました。中小零細企業を想定して、余り負担が掛からないよう工夫をして、現実的な内容で定めたものです。

立派過ぎる取扱規程を作成したとしても、手間が掛かり過ぎたり、内容を理解できなかったりして、規程どおりに実行できなければ意味がありません。管理がゆる過ぎて漏えいし放題ではいけませんが、現実的な内容かどうかは重要なことと思います。

特定個人情報取扱規程のサンプル(雛形)

このマイナンバー(特定個人情報)取扱規程のサンプルをはじめとして、マイナンバーに関連する資料は、当事務所の「就業規則の作成及び変更」をご利用いただいたお客様、及び、「メール顧問」をご契約いただいているお客様には、無料で差し上げてきました。

一方で、これらのサービスは不要だけれども、「マイナンバー(特定個人情報)取扱規程のサンプル(雛形)が欲しい」というご要望をいただいています。

このようなご要望に応えるために、有料で販売することにいたしました。ご契約いただいているお客様との兼ね合いもありますので、有料での販売になることについて、ご理解いただければと思います(それでも、手数料程度の料金設定としています)。

当事務所から提供をするサンプル(雛形)、資料は次のとおりです。

  1. 「マイナンバー(特定個人情報)取扱規程」
  2. 「特定個人情報(マイナンバー)の取扱いに関する誓約書」
    → 漏えいしないことや損害賠償等について定めた誓約書です。
  3. 「マイナンバー制度の開始に伴うお願い」
    → 制度開始前に、社員に対して注意事項を示すための案内文書です。
  4. 「マイナンバー提出のお願い」
    → 社員にマイナンバーを提出してもらうための案内文書です。
  5. 「控除対象扶養親族の個人番号申出書」
    → 控除対象配偶者、控除対象扶養親族の個人番号を提供してもらうための申出書です。次の「委任状」と兼用しています。
  6. 「委任状」
    → 社員の配偶者のマイナンバーを提供してもらうための委任状です。前の「控除対象扶養親族の個人番号申出書」と兼用しています。
  7. 「就業規則の規定例」→ マイナンバーの利用目的を就業規則で周知する場合の規定例です。
  8. 「特定個人情報等の取扱い状況記録票」→ マイナンバーの取り扱いを記録するための帳票のサンプルです。
  9. 「マイナンバー制度の概要」
    → 最低限知っておくべき内容を簡潔にまとめた事務所便りです。
  10. 「マイナンバー制度の実務対応」
    → マイナンバーの実務に関して簡単にまとめた事務所便りです。

これらは全て中小零細企業を想定して作成したものです。これらに基づいて安全管理措置等を進めていけば、法律で求められている基準はクリアできます。

マイナンバーについて、「具体的に何から始めればいいのか分からない...」と不安な方が多いと思いますが、ここに挙げた一式で、マイナンバーと特定個人情報について、最低限知っておくべき内容と必要な書類は揃っているはずです。

マイナンバー関連資料の料金

マイナンバー関連資料の料金は、次のとおりです。

  1. 資料の提供のみで、相談対応なし・・・  2,000円(消費税別)
  2. 資料を提供して、 相談対応あり・・・ 20,000円(消費税別)
    =メールによる相談対応で期間は1ヶ月間です。=

お問い合わせ、お申し込み

マイナンバー関連資料の提供に関するお問い合わせは、メール又はフォームで受け付けています。下のどちらかをクリックしてください。お申し込みも、こちらからお願いします。

  1. メール【kinotaka@onyx.dti.ne.jp】
  2. フォーム【別ウィンドウが開きます】

無料サービス

上で簡単に説明していましたが、平成27年10月以降に、次のサービスをご利用いただいたお客様には、マイナンバーに関連する資料一式を無料で差し上げています。ご希望される方は、お申込みの際にお知らせください。

諸規程の作成について