木下貴雄

住民票の提出

  • 採用時に、住民票の提出を求めることはできないのでしょうか?
  • プライバシー上の問題がありますので、住民票は提出させない方が良いです。

採用時の提出書類

就業規則に、採用時の提出書類として、「住民票」や「戸籍謄本」が定められていることがあります。何年も前に作って、手直しをしていない就業規則によく見られます。

現住所や年齢等を確認するために、公的な書類を提出させることは当然のことです。

しかし、住民票や戸籍謄本を提出させることはプライバシー上の問題があります(知られたくない不要な項目まで記載されている恐れがあります)ので、現住所等の確認は「住民票記載事項証明書」で処理するようにして下さい。

通達でも、このように指導することとされています。住民票を提出させても、具体的な法律に違反するものではありませんが、住民票記載事項証明書に変更しても、会社にとって不都合はないはずです。

したがいまして、就業規則を確認して、「住民票」や「戸籍謄本」となっている場合は、「住民票記載事項証明書」に変更して下さい。

住民票記載事項証明書とは、住民票の登録事項のうち、請求者が請求する項目だけを抜粋して証明する書類です。

なお、会社が住民票記載事項証明書の提出を求めたのに、社員が住民票を提出してきたときは、わざわざ住民票記載事項証明書を改めて提出させなくても構いません。本人の意思で提出してきたものです(強制したものではありません)ので、住民票で処理しても問題ありません。

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