木下貴雄

就業規則の配布

  • 作成した就業規則は、人数分印刷して従業員に配布しないといけないのでしょうか?
  • 従業員に配布する方法は、就業規則を周知する方法の1つですが、労働基準法上は別の方法も認められています。

労働基準法で定められている周知の方法

労働基準法(第106条)では、「就業規則を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によって、労働者に周知させなければならない」と規定されています。周知していない就業規則は無効になります。

また、厚生労働省令(労働基準法施行規則第52条の2)では、「法第106条の厚生労働省令で定める方法は、次に掲げる方法とする」として、次のように列挙されています。

  1. 常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること。
  2. 書面を労働者に交付すること。
  3. 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること。

分かりやすく言い換えると、次の方法で就業規則を周知することとされています。

  1. それぞれの職場の見やすい場所に配置する
  2. 印刷して従業員に配布する
  3. パソコン等で内容を確認できるようにする

要するに、全ての従業員が就業規則の内容を確認したいと思ったときに、直ぐに確認できる状態にしておく必要があります。

就業規則を配布するデメリット(リスク)

就業規則を従業員に周知する方法として、「2.印刷して従業員に配布する」方法が挙げられています。

しかし、この方法には、次のようなデメリット(リスク)がありますので、個人的には余りお勧めしていません。【1.】又は【3.】の方法をお勧めしています。

変更時に更新されない恐れがある

就業規則は、1回作って終わりではありません。法律の改正や制度の見直しに伴って、その都度、内容を変更する必要があります。

したがって、就業規則は常に最新版にしていないといけないのですが、従業員に配布すると、最新版に更新されない恐れがあります。

就業規則を変更する度に、それぞれの従業員が持っている就業規則と最新版の就業規則の差し替えを求めることがありますが、かなり面倒で非効率です。また、そのときに、「もらった就業規則はどこに行ったのか分からない」という従業員が必ず現れます。

会社の管理が及ばない所に就業規則があると、古い就業規則がそのままの状態で残ってしまい、「こちらが適用されると思っていたのに!」と無駄なトラブルを招く原因になります。

第三者に渡る恐れがある

書面の就業規則を従業員に手渡すと、第三者に渡る可能性があります。

専門家に依頼して作った就業規則であれば問題はないと思いますが、そうでない就業規則は法律違反となっている規定があるかもしれません。そうなると、関係のない第三者から「ブラック企業だ!」と非難される恐れがあります。

また、賃金規程には手当の構成や金額の決定方法等が記載されています。ライバル会社に知られて引き抜きの手段として使われることも、可能性はゼロではありません。そのようなことがなくても、賃金を詮索されたりするのは気持ちが良いことではありません。

人件費と印刷代が掛かる

就業規則を人数分印刷すると、かなりの量になります。人件費や印刷代が必要で、ペーパーレスの時代に合っていないように思います。

まとめ

以上により、就業規則の周知は、「1.それぞれの職場の見やすい場所に配置する」か、「3.パソコン等で内容を確認できるようにする」か、どちらかの方法が良いと思います。

どちらの方法も会社が管理できますので、就業規則は常に最新の状態が保たれ、個々の従業員が持っている(書面の)就業規則と差し替える手間も掛かりません。

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