木下貴雄

労働基準監督署での就業規則の閲覧

  • 退職した従業員が労働基準監督署に行って、「会社の就業規則を閲覧させて欲しい」と請求した場合、労働基準監督署では会社の就業規則を開示して、本人に閲覧させるのでしょうか?
  • 就業規則の作成及び周知義務がある場合に、会社で就業規則を閲覧できないときは、労働基準監督署で閲覧できることになっています。

就業規則の周知義務

労働基準法第89条により、従業員数が10人以上の会社は就業規則を作成して、労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。また、労働基準法第106条により、会社は就業規則を従業員に周知することが義務付けられています。

周知とは、就業規則を職場の見やすい場所に備え付けたり、パソコン等に記録したりして、従業員が見たいと思ったときに見られる状態になっていることを言います。

したがって、就業規則を鍵のある引き出しに保管したり、パスワードを設定したりして、従業員が自由に見られない場合は、周知義務に違反していることになります。

しかし、これは会社と従業員の間で雇用関係が成立している場合に言えることで、既に退職した者は従業員ではありません(雇用関係がありません)ので、その者に就業規則を周知(開示)することまでは義務付けられていません。

就業規則の閲覧方法

従業員が会社(管理職)に「就業規則を見たい」と申し出たときに、会社(管理職)が申出を拒否すると労働基準法違反になります。退職した者については、そのような申出を拒否しても労働基準法違反にはなりません。

そして、(従業員も退職者も)会社で就業規則を閲覧できないとなると、労働基準監督署への届出義務があることを知っている者は、労働基準監督署で閲覧できないかと考えます。

労働基準監督署での対応

労働基準監督署に出向いて、「会社の就業規則を閲覧したい」と言っても、「会社の就業規則が無関係の者に提供された」と非難される恐れがありますので、簡単には開示されません。

通常、最初は、労働基準監督署の職員から、「会社には就業規則の周知義務がありますので、会社で閲覧してください」と言われます。

これに対して、会社で閲覧できないことを伝えると、労働基準監督署の職員から、就業規則を閲覧したい理由を聴かれます。

その後はケースバイケースですが、日を改めて就業規則の閲覧に応じたり、会社に対して監督指導を行ったり、基本的には労働者保護の立場がありますので、頭ごなしに閲覧請求を拒否することはありません。

ただし、その就業規則が適用されない第三者に開示することは差し障りますので、その会社の従業員であることの確認、身分証明書の提出等が求められます。そのため、電話相談に応じることはあっても、直接労働基準監督署に出向く必要があり、電話と郵送だけで閲覧に応じることはありません。

また、この場合、在籍している従業員だけではなく、退職した従業員であっても同様に、就業規則が適用される当事者として取り扱われます(閲覧が認められます)。

会社での就業規則の閲覧

このように、会社で就業規則を閲覧できないときは、当事者であること等を確認した上で、労働基準監督署で就業規則を閲覧できるようになっています。

会社は何らかの問題があって就業規則を開示したくないのかもしれませんが、従業員又は退職者が労働基準監督署に駆け込んで問題が大きくなることを考えると、最初から就業規則を開示(周知)して、社内で処理をする方が賢明ではないかと思います。

会社に落ち度がないということであれば、就業規則を開示しても問題はないはずです。

会社による閲覧請求

以上は、従業員又は退職者個人が、労働基準監督署に就業規則の閲覧を求めた場合ですが、会社が就業規則を紛失してしまって、就業規則の内容を確認したくても確認できないケースがあります。

その場合も、就業規則を紛失した経緯、閲覧したい理由等について聴かれた上で、必要書類を提出して、閲覧させてもらえます。しかし、会社の管理が杜撰であることを晒しているようなものですので、このような事態は避けたいものです。

就業規則の管理責任者を決めて、原本を適切に保管して、文書データのバックアップを取って、管理職にコピーを配布していれば、全てが紛失することはないと思います。

就業規則の運用について