始末書について

従業員が問題行動を起こしたとき、どのように対応されていますか？

これまでに始末書を提出させたことはありますか？

始末書について考えてみましょう。

始末書の効果

始末書の提出は、罪を犯したから罰を与えるというだけでなく、もっと大事な効果があります。

見て見ぬ振りをしていると

一人でも自分勝手な考えや行動をする従業員がいると、他の従業員は「じゃー、私も」という考えになってしまうのが現実です。それが蔓延するとチームワークがなくなり、好き勝手なことをする従業員が増える。そして、業績も．．．

そうなる前に手を打っておかないと、組織風土が悪い方向へ流れていきます。見て見ぬ振りをしていると、後でツケが回ってきます。

職場の規律を乱す従業員が現れたときは、始末書を提出させる（違反の程度によります）等して、毅然とした態度で会社の意思やルールを示すべきです。

後のトラブル防止

始末書を取っておくと記録として残りますので、万一、裁判になったときに事実の有無を示す重要な証拠になります。

始末書がなければ、違反行為を証明する記録がないですから、会社の立場は不利になります。後から違反行為を立証するのは困難です。それに何の処分もしていなければ、会社はその行為を黙認していたと判断される場合もあります。

実際、後で解雇をしたら、従業員から解雇の無効を求めて訴えられ、状況証拠はあるにもかかわらず会社が事実を証明できなかったり、黙認されていたとして、従業員の言い分が通った（解雇無効と判断された）裁判例もたくさんあります。

教育的効果

例えば、遅刻を繰り返す従業員がいたとします。誰からも注意されなければ、本人は遅刻が悪いこととは思いません。

「なぜ遅刻はいけないのか」「遅刻することで他の従業員にどれくらいの迷惑をかけているのか」など、最初は口頭で指導します。

それでも改善されないときに始末書を提出させることで、自分の行った事の重大さに気付くこともあります。

始末書の書き方

一般的な始末書は次のような構成になっています。

件名
日時や時刻
場所
実際に自分が行った行為
その理由・目的
誓約すること

１．～５．までが事実経過の部分、６．が謝罪や反省の部分となっています。

始末書を提出させるときの注意点

始末書の提出は強制できるのか？

先に説明したとおり、始末書は事実経過の部分と、謝罪・反省の部分に分けられます。

会社は「謝罪や反省の文を書け」と強制することはできません。なぜなら、個人の意思の自由が尊重されるからです。

したがって、謝罪文や反省文も書かせたいときは、従業員の理解を得て、自主的に書くよううまく持っていくようにして下さい。

もう一方の事実経過の部分については、本来従業員には業務の遂行内容を会社に報告する義務があります。また、事実経過（顛末書）を書かせることは、本人の意思の自由には関係ないことですから、業務命令として強制できます。

始末書を提出して来ないときは、事実経過のみを記載した顛末書の提出に指導方針を変えることになります。

始末書の提出を拒否されたときは？

始末書の提出命令に従わない場合の対処の仕方も異なります。

謝罪文や反省文を書かないからと言って、出勤停止などの他の懲戒処分を課すことはできません。

「戒告」や「訓戒」というのは、本人に反省を促すというだけです。始末書を提出してもしなくても、反省を促したら、それで処分は済んだとみなされるからです。

ただし、事実経過の部分（顛末書）も何も書かないというのであれば、これは業務命令違反となりますので、懲戒処分を課すことができます。

違反があればすぐに始末書を提出させる

最初に指摘されたときには、その事実を認めることが多いのですが、時間が経つと責任転嫁をしたり、否定したりすることがあります。

就業規則に違反する事実があれば、その都度、すぐに始末書を提出させることにしましょう。

公平に処分する

例えば、ＡさんとＢさんがいて、２人とも同じように遅刻を繰り返していたとします。

このとき、Ａさんは優秀だからという理由で黙認し、成績の悪いＢさんだけを懲戒処分するというのは認められません。過去の前例も重視されます。つまり、一貫性が必要ということです。

何か問題があったときには就業規則に基づいて、キチンと運用する習慣を身に付けておいて下さい。

就業規則を整備する

就業規則がないと懲戒処分はできません。また、就業規則に書かれてある懲戒事由に該当しない言動についても、懲戒処分を行うことはできません。